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#OptimusIA : Transformez votre gestion d'emails avec ChatGPT

La genèse d'Optimus IA 

Pourquoi choisir ‘Optimus IA’ ? Le nom s'inspire d'Optimus Prime, le leader audacieux des Autobots dans la série animée "Transformers",  un symbole de notre enfance bien distinct des adaptations cinématographiques récentes (et entre nous, je ne suis pas particulièrement fan de ces versions). Optimus Prime est renommé pour son courage, sa perspicacité, et sa capacité à se transformer face aux défis. C'est exactement ce que représente Optimus IA : une transformation vers une version améliorée de nous-mêmes, capable de surmonter les obstacles de notre métier, nos propres 'Decepticons'. À travers cette série d'articles sur mon site, je vous propose d'accroître votre productivité et efficacité en combinant votre Intelligence Humaine avec l'Intelligence Artificielle pour gérer des tâches quotidiennes. L'idée est d'exploiter les solutions IA pour renforcer notre capacité à collaborer et à innover, en allégeant le fardeau des tâches routinières et peu enrichissantes. L'objectif ? Nous orienter dans le paysage en constante mutation de l'IA et tirer pleinement parti de son potentiel dans notre travail. Avec Optimus IA, nous apprenons à devenir nos propres versions d'Optimus Prime - plus aiguisés et, surtout, plus efficaces. Alors, êtes-vous prêts à découvrir comment appliquer concrètement Optimus IA ?

Gestion des flux incessants d'emails 

Qui, après une absence prolongée, n'a pas ressenti cette montée d'angoisse à l'idée d'affronter sa boîte de réception débordante ? Cette sensation est devenue une réalité pour moi, surtout après un congé de deux semaines déconnecté du monde numérique : un déluge de plus de 1000 emails à trier. Alors, comment faire face à cette déferlante sans perdre son sang-froid, tout en restant organisé et efficace, fidèle à un certain flegme à l'anglaise ?

À travers les années, j'ai peaufiné diverses méthodes pour maîtriser ce flot continu d'emails. L'une des plus efficientes repose sur une astuce simple dans Outlook : la redirection systématique des emails où je suis en copie vers un dossier dédié. Cette approche me permet de me focaliser sur les communications directes et de traiter les messages secondaires à un moment plus opportun. Je pars du principe qu'un email en copie n'est généralement pas urgent et peut attendre la fin de mes travaux en cours. La règle est claire : pour capter mon attention, une adresse directe est indispensable. Et, pour l'amour de l'efficacité, cessons de surcharger les boîtes de réception pour apaiser notre conscience. Peter Drucker le disait bien : 'Il n'y a rien de plus inefficace que de réaliser avec brio ce qui ne devrait même pas être entrepris.' Cela inclut l'envoi d'emails superflus.

Toutefois, même cette tactique, bien qu'utile, ne suffit pas toujours à endiguer la marée d'emails. C'est ici que l'IA entre en scène pour prêter main-forte.

> L'Assistance de ChatGPT dans la rédaction d'emails

Trouver le ton juste pour chaque correspondant peut s'avérer ardu, en particulier après avoir trié une multitude d'emails. On se retrouve souvent à peiner pour exprimer nos pensées de manière claire et concise. Chaque destinataire est unique, et l'adaptation du ton est cruciale pour une communication efficace.

Astuce : en disposant d'un historique d'échanges avec une personne, transmettez-le à ChatGPT, après avoir ôté toute information sensible, et détaillez la réponse que vous envisagez. J'ai été agréablement surpris de constater que l'IA s'est adaptée au style de nos conversations antérieures. Après une ultime relecture et quelques ajustements, un email de plus est rapidement traité.

> Personnalisation du style pour une efficacité accrue

J'ai confié à ChatGPT plusieurs échantillons de mes écrits pour qu'il en analyse le style. Après quelques interactions, j'ai élaboré un modèle personnalisé applicable à chaque nouveau prompt. Cela m'a permis de développer divers styles adaptés aux situations et aux supports de communication (emails formels, directs, informels, etc.). Vous êtes curieux de voir un exemple ? J'ai sollicité ChatGPT pour qu'il imite le style de ce post.

Exemple prompt ChatGPT pour définir un style d'écriture

Révision et amélioration des emails avec ChatGPT 

Une fois votre email rédigé, ChatGPT, que j'aime surnommer "Chaishire", entre en jeu pour une relecture critique et constructive. Certes, les correcteurs automatiques existent déjà, mais Chaishire va plus loin en proposant des suggestions pour clarifier et enrichir le contenu, éliminant ainsi les ambiguïtés ou malentendus potentiels. Astuce : demandez à Chaishire de résumer votre message pour s'assurer qu'il a bien saisi l'essence de vos propos. Vous verrez, la logique de Chaishire est souvent irréprochable. Cependant, n'oublions pas que c'est un algorithme ; il peut parfois interpréter les choses de manière inattendue. Nous aborderons ces 'hallucinations' algorithmiques dans un futur article !

Conclusion du centaure du marketing et de l'IA : Transformez votre gestion d'emails avec ChatGPT 

Transformez votre gestion d'emails avec ChatGPT et l'IA 

Ainsi s'achève le premier épisode de notre série OptimusIA. Jadis, je comptais sur une assistante pour naviguer dans le tumulte professionnel. Aujourd'hui, ChatGPT, ou "Chaishire", est devenu mon coéquipier dans ce labyrinthe complexe de communications et de données. Chaque mot que nous écrivons est désormais scruté, analysé et interprété avec une précision accrue, transformant ce raz-de-marée d'emails en une mer plus sereine à naviguer.

L'utilisation de l'IA comme une extension de nos compétences nous libère pour nous concentrer sur ce qui compte vraiment : des tâches plus stratégiques, créatives et émotionnellement enrichissantes. En devenant un Centaure du Marketing et de l'IA, une fusion parfaite de l'intelligence humaine et artificielle, nous transcendons les limites traditionnelles de notre métier, devenant ainsi des forces transformatrices, des Optimus Prime du marketing et de la communication.

Alors, êtes-vous prêt à vous métamorphoser en votre propre version d'Optimus Prime, ou devrais-je dire, en  Centaure du Marketing et de l'IA ?

> Retrouvez la musique du site sur 'Accords Artificiels'

Dernière mise à jour : 10 mars 2024

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